Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Anwendung FLEX Data Exchange, mit der FLEX Capital Dateien mit Geschäftspartnern austauscht. Für unsere Website gilt die Datenschutzerklärung unter www.flex.capital/datenschutz.

„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Soweit nachstehend keine anderen Angaben gemacht werden, ist die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben.

Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist:

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie direkt unter:

Hosting und Speicherort

Die Anwendung und alle darüber ausgetauschten Dateien werden bei Microsoft Azure der Microsoft Ireland Operations Limited (One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland; „Microsoft“) im Rahmen einer Auftragsverarbeitung betrieben. Anwendung und Dateispeicher befinden sich in der Azure-Region Deutschland (Frankfurt am Main). Die Übertragung zwischen Ihrem Browser und der Anwendung sowie dem Dateispeicher erfolgt ausschließlich verschlüsselt (HTTPS); die Dateien werden verschlüsselt gespeichert.

Microsoft ist ein mit der Microsoft Corporation (One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA) verbundenes Unternehmen. Ein Zugriff aus den USA, etwa im Rahmen von Support oder Wartung, kann nicht vollständig ausgeschlossen werden. Für die USA ist ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorhanden, das Trans-Atlantic Data Privacy Framework (TADPF). Microsoft hat sich nach dem TADPF zertifiziert und damit verpflichtet, europäische Datenschutzgrundsätze einzuhalten.

Aufruf der Anwendung und Betriebsprotokolle

Bei jedem Aufruf übermittelt Ihr Browser technisch notwendige Daten, insbesondere Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit sowie die aufgerufene Adresse. Wir protokollieren einzelne Seitenaufrufe nicht. Ihre IP-Adresse wird kurzzeitig im Arbeitsspeicher verarbeitet, um missbräuchliche Zugriffe (z. B. das Durchprobieren von Passwörtern oder Links) zu begrenzen; diese Daten werden spätestens nach fünf Minuten verworfen. Technische Fehlermeldungen der Anwendung, die bei einer abgelehnten Anmeldung auch die verwendete E-Mail-Adresse enthalten können, werden 30 Tage gespeichert und anschließend gelöscht.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus unserem überwiegenden berechtigten Interesse an einem sicheren und störungsfreien Betrieb der Anwendung.

Anmeldung für Mitarbeitende von FLEX Capital

Mitarbeitende von FLEX Capital melden sich mit ihrem Microsoft-Konto des Unternehmens an (Microsoft Entra ID). Dabei erhalten wir von Microsoft Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, eine Kennung Ihres Kontos sowie Angaben zur Organisation und zum Kontotyp, um zu prüfen, dass Sie Mitglied von FLEX Capital sind. Ihre E-Mail-Adresse wird bei Ordnern, die Ihnen gehören, bei von Ihnen erstellten Links und bei von Ihnen hochgeladenen Dateien gespeichert und ist für die anderen Berechtigten des jeweiligen Ordners sichtbar.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses sowie des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus unserem berechtigten Interesse an einer sicheren, nachvollziehbaren Zugriffskontrolle.

Dateiaustausch über Upload- und Download-Links

Externe Nutzer benötigen kein Konto. Mitarbeitende von FLEX Capital stellen ihnen persönliche Links zur Verfügung, die nach höchstens 14 Tagen (Download) bzw. 30 Tagen (Upload) ablaufen und jederzeit widerrufen werden können.

• Upload-Links: Wir verarbeiten die von Ihnen hochgeladenen Dateien einschließlich der darin enthaltenen Daten, die Dateinamen, die Dateigröße, den Zeitpunkt des Uploads und den verwendeten Link. Über einen Upload-Link können Sie nur hochladen, nicht jedoch den Inhalt des Ordners einsehen.
• Download-Links: Ein Download beginnt erst, wenn Sie auf „Download“ klicken. Wir verarbeiten, welche Datei über welchen Link zu welchem Zeitpunkt heruntergeladen wurde.

Zusätzlich zählen wir je Link die Downloads bzw. hochgeladenen Dateien und speichern den Zeitpunkt der letzten Nutzung. Dabei und bei der Protokollierung von Vorgängen speichern wir keine IP-Adressen.

Die Verarbeitung dient dem sicheren Austausch von Dokumenten im Rahmen einer Geschäftsbeziehung. Sie erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie der Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen mit Ihnen dient, und im Übrigen auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus unserem überwiegenden berechtigten Interesse an einem sicheren und nachvollziehbaren Austausch von Unterlagen mit unseren Geschäftspartnern (z. B. im Rahmen von Beteiligungs- und Transaktionsprozessen). Bitte laden Sie nur Unterlagen hoch, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.

Protokollierung von Vorgängen

Zur Nachvollziehbarkeit und zur Erkennung von Missbrauch protokollieren wir sicherheitsrelevante Vorgänge: Anmeldungen und abgelehnte Anmeldeversuche, das Anlegen und Löschen von Ordnern, Änderungen an Berechtigungen, das Erstellen und Widerrufen von Links, abgelehnte Linkaufrufe sowie das Hoch- und Herunterladen und Löschen von Dateien. Gespeichert werden jeweils Zeitpunkt, handelnde Person (E-Mail-Adresse bzw. Kennung des verwendeten Links), Ordner, Dateiname und Art des Vorgangs, jedoch keine IP-Adressen. Die Protokolle werden nach 12 Monaten gelöscht.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus unserem überwiegenden berechtigten Interesse an der Sicherheit der Anwendung und der Nachvollziehbarkeit des Datenaustauschs.

Cookies

Die Anwendung verwendet ausschließlich ein technisch notwendiges Cookie („session“). Es hält Ihre Anmeldung für höchstens 12 Stunden ab der Anmeldung aufrecht und enthält, signiert gegen Veränderung, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, die Kennung Ihres Kontos sowie Sicherheitsmerkmale zum Schutz vor gefälschten Anfragen. Bereits beim Aufruf der Anmeldeseite wird das Cookie gesetzt; vor der Anmeldung enthält es nur ein solches Sicherheitsmerkmal zum Schutz des Anmeldeformulars. Beim Aufruf von Upload- oder Download-Links wird kein Cookie gesetzt. Wir verwenden keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken.

Die Nutzung des Cookies erfolgt auf Grundlage des § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, da es für die von Ihnen ausdrücklich gewünschte Nutzung der Anwendung unbedingt erforderlich ist. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus unserem überwiegenden berechtigten Interesse an einer sicheren Anmeldung.

Keine Analyse, keine Weitergabe

Alle Bestandteile der Anwendung, einschließlich Schriftarten und Programmbibliotheken, werden von unseren eigenen Servern ausgeliefert; beim Aufruf werden keine Inhalte von Drittanbietern geladen. Wir setzen in der Anwendung keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste ein. Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, außer an die oben genannten Auftragsverarbeiter und an die Personen, für die Sie die Dateien bestimmt haben. Eine automatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt.

Dauer der Speicherung

Hochgeladene Dateien werden gespeichert, bis die verantwortlichen Mitarbeitenden von FLEX Capital sie löschen, spätestens wenn sie für den Zweck des Austauschs nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Gelöschte Dateien bleiben aus Sicherheitsgründen noch 14 Tage wiederherstellbar und werden danach endgültig gelöscht. Abgelaufene oder widerrufene Links können nicht mehr verwendet werden. Für Protokolle gelten die oben genannten Fristen.

Rechte der betroffenen Person

Ihnen stehen bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte nach Art. 15 bis 20 DSGVO zu: Recht auf Auskunft, auf Berichtigung, auf Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit. Außerdem steht Ihnen nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitungen zu, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.

Widerspruchsrecht

Beruhen die hier aufgeführten personenbezogenen Datenverarbeitungen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit diesen Verarbeitungen mit Wirkung für die Zukunft zu widersprechen. Nach erfolgtem Widerspruch wird die Verarbeitung der betroffenen Daten beendet, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Eine Beschwerde können Sie unter anderem bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde einlegen:

Stand: Oktober 2026